Worum es bei der Digitalisierung im Mittelstand geht
In vielen Unternehmen mit 50 bis 500 Mitarbeitern ist das ERP längst eingeführt, die Buchhaltung läuft digital, E-Mail und Dateiablage sowieso. Trotzdem hängen wichtige Abläufe an Excel-Listen, an ausgedruckten Formularen und an Menschen, die Daten von einem System ins nächste übertragen. Digitalisierung im Mittelstand heißt deshalb selten, bei null anzufangen. Es heißt, die Lücken zwischen den bestehenden Systemen zu schließen.
Dieser Leitfaden beschreibt, wie Sie Prozesse digitalisieren, ohne das Unternehmen auf einmal umzubauen. Er richtet sich an Geschäftsführung und IT-Leitung und folgt der Reihenfolge, in der solche Vorhaben in der Praxis gut funktionieren.
Schritt 1: Abläufe aufnehmen, nicht Werkzeuge
Am Anfang steht nicht die Frage, welche Software Sie brauchen, sondern wie Ihre Abläufe heute wirklich laufen. Die Prozessbeschreibung im Qualitätshandbuch und der Alltag in der Abteilung sind oft zwei verschiedene Dinge. Gehen Sie deshalb an echten Beispielen entlang: an einem konkreten Auftrag, einer konkreten Reklamation, einer konkreten Bestellung.
Für jeden Ablauf lohnt es sich, diese Punkte festzuhalten:
- Auslöser: Womit beginnt der Vorgang, etwa mit einer E-Mail, einem Anruf oder einem Eintrag im ERP?
- Beteiligte: Welche Abteilungen und Rollen arbeiten daran, und wer ist am Ende verantwortlich?
- Systeme: In welchen Programmen, Listen und Dateien liegen die Daten?
- Medienbrüche: An welchen Stellen werden Informationen von Hand übertragen?
- Ausnahmen: Was passiert, wenn etwas nicht dem Standard entspricht, und wer weiß das?
Die Ausnahmen sind der wichtigste Teil der Aufnahme. Der Standardfall ist meist schnell beschrieben. Den Aufwand machen die Sonderfälle, die nur eine Person kennt.
Schritt 2: Prioritäten setzen
Nicht jeder Ablauf muss digitalisiert werden, und nicht jeder zuerst. Bewerten Sie jeden aufgenommenen Ablauf nach zwei Fragen: Wie viel Aufwand und wie viele Fehler verursacht er heute? Und wie aufwendig ist die Umsetzung? Gute Kandidaten für den Anfang sind Abläufe, die häufig vorkommen, mehrere Abteilungen betreffen und heute an einer Excel-Liste oder an einer einzelnen Person hängen.
Ebenso wichtig ist, was Sie bewusst nicht anfassen. Deckt eine Standardsoftware einen Ablauf schon fast vollständig ab, ist sie meist die bessere Wahl. Für Buchhaltung, Lohnverrechnung oder E-Mail gibt es bewährte Produkte. Individuelle Software lohnt sich dort, wo Ihr Ablauf Sie von anderen unterscheidet oder wo Standardsoftware nur die Hälfte abdeckt und der Rest per Hand läuft.
Schritt 3: Standardsoftware, Erweiterung oder eigene Lösung
Für jeden priorisierten Ablauf gibt es grundsätzlich drei Wege: eine Standardsoftware, die den Ablauf abbildet, eine Erweiterung des bestehenden ERP oder eine eigene Fachanwendung, die über Schnittstellen mit ERP und CRM verbunden ist. Welcher Weg trägt, hängt weniger von der Technik ab als von drei Fragen.
Die drei Fragen für die Wahl des Weges:
- Deckungsgrad: Wie viel des Ablaufs bildet eine Standardlösung ab, und was bleibt an Handarbeit übrig?
- Schnittstellen: Lassen sich die Daten mit ERP und bestehenden Systemen austauschen, über eine Programmierschnittstelle, die Datenbank oder einen regelmäßigen Dateiabgleich?
- Abhängigkeit: Wem gehört die Lösung, und was passiert, wenn der Anbieter Preise oder Funktionen ändert?
Bei einer eigenen Lösung sollten Sie vertraglich festhalten, dass der Quellcode Ihnen gehört. Bei uns ist das Standard. Der Betrieb läuft wahlweise bei Ihnen im Haus oder in einem Rechenzentrum in Österreich.
Schritt 4: In Etappen umsetzen
Große Digitalisierungsprojekte, die alles auf einmal ablösen wollen, tragen ein hohes Risiko. Besser ist ein Vorgehen in Etappen: Jede Etappe hat einen klaren Umfang, einen festen Termin und ist für sich nutzbar. Die erste Etappe soll früh im Alltag laufen, damit Sie an echten Vorgängen sehen, ob die Richtung stimmt.
Während der Umstellung läuft das Alte weiter, bis das Neue es Teil für Teil ersetzt. Das gilt besonders, wenn ein Altsystem oder eine zugekaufte Software abgelöst wird. Ein Beispiel aus unserer Arbeit: Für einen Fensterhersteller haben wir Vertrieb, Aufmaß, Kapazitätsplanung, Service und Montage sowie die Weiterbildung in einer gemeinsamen Software zusammengeführt. Sie ist seit 2022 im täglichen Einsatz und wird jede Nacht mit dem ERP von 11 Standorten abgeglichen. 2026 sind in fünf Monaten vier große Module dazugekommen, und eine zugekaufte Fremdsoftware wurde abgelöst.
Schritt 5: Die Menschen mitnehmen
Neue Software verändert Arbeitsweisen. Die Mitarbeiter, die einen Ablauf täglich ausführen, wissen am besten, wo er hakt. Binden Sie sie deshalb von Anfang an ein: bei der Aufnahme, bei der Abnahme jeder Etappe und bei den Anpassungen danach. Zeigen Sie früh laufende Software statt Konzepte auf Folien. Ein Ablauf, den jemand selbst ausprobiert hat, überzeugt mehr als eine Präsentation.
Klären Sie außerdem, wer nach dem Start für die Software verantwortlich ist. Ohne feste Zuständigkeit verwaisen auch gute Lösungen, und nach einem Jahr führt wieder jemand eine Excel-Liste daneben.
Schritt 6: Betrieb und Weiterentwicklung
Mit dem Start ist ein digitalisierter Prozess nicht fertig. Abläufe ändern sich, neue Standorte kommen dazu, das ERP bekommt ein Update. Planen Sie Betrieb, Wartung und Weiterentwicklung deshalb von Anfang an mit ein. Dazu gehören Updates, Überwachung und ein fester Ansprechpartner. Bei uns beginnt das bei 300 Euro im Monat.
Damit Änderungen auch nach Jahren sicher bleiben, braucht die Software automatische Tests. Sie prüfen bei jeder Änderung, ob die bestehenden Abläufe weiter funktionieren. Bei dem genannten Fensterhersteller sichern rund 6.000 automatische Tests die Software ab.
Ein digitalisierter Prozess ist nicht fertig, wenn die Software startet. Er ist fertig, wenn niemand mehr die Excel-Liste daneben führt.
Was es kostet und wie Sie anfangen
Die Kosten hängen vor allem von der Zahl der Abläufe, vom Rechtekonzept und von den Schnittstellen ab. Als Orientierung, alle Beträge netto: Eine kleine Fachanwendung für einen Ablauf liegt meist zwischen 10.000 und 30.000 Euro, ein System für mehrere Abteilungen zwischen 30.000 und 90.000 Euro, ein unternehmensweites System beginnt bei 90.000 Euro.
Ein verbindlicher Festpreis ist erst möglich, wenn die Abläufe aufgenommen sind. Deshalb beginnen wir mit einer bezahlten Analyse von ein bis zwei Wochen für 3.000 bis 6.000 Euro netto. Sie liefert Anforderungen an echten Beispielen, einen ersten Prototyp und ein verbindliches Angebot. Das Honorar wird bei Beauftragung voll angerechnet, ohne verwertbares Ergebnis bekommen Sie es zurück. Danach folgt die Umsetzung zum Festpreis je Etappe.
Wenn Sie einen Ablauf im Kopf haben, der heute an Excel-Listen oder an einzelnen Personen hängt, sprechen wir gern darüber. Im kostenlosen Erstgespräch von 30 Minuten klären wir, ob sich eine Digitalisierung lohnt und in welcher Größenordnung sie liegt.