Ein Risiko, das in keiner Bilanz steht
In fast jedem gewachsenen Unternehmen gibt es Abläufe, die nur funktionieren, weil eine bestimmte Person sie im Griff hat. Typische Beispiele: die Arbeitsvorbereitung, in der jemand weiß, welche Aufträge sich zusammen fertigen lassen. Der Einkauf, in dem jemand die Sonderkonditionen der Lieferanten kennt. Die Excel-Liste, die seit Jahren gepflegt wird und deren Formeln nur ihr Ersteller versteht.
Solange diese Menschen da sind, fällt das Risiko nicht auf. Sichtbar wird es bei längerer Krankheit, bei einer Kündigung oder beim Ruhestand. Dann zeigt sich, wie viel Betriebswissen nie aufgeschrieben wurde. In Unternehmen mit 50 bis 500 Mitarbeitern betrifft das selten den ganzen Betrieb, aber oft genau die Stellen, an denen Abteilungen ineinandergreifen.
Wo das Wissen typischerweise steckt
Betriebswissen, das an einer Person hängt, hat meist eine von drei Formen.
Excel-Listen mit eigener Logik
Eine Planungsliste, eine Kalkulation oder eine Übersicht über Liefertermine beginnt oft als einfache Tabelle. Über die Jahre kommen Formeln, Farben, versteckte Spalten und Makros dazu. Irgendwann bildet die Liste einen Geschäftsprozess ab, ohne dass jemand das so entschieden hat. Die Regeln hinter den Formeln kennt dann meist nur eine Person.
Sonderwissen und Ausnahmen
Der Standardablauf steht vielleicht im Qualitätshandbuch. Die Ausnahmen stehen dort selten: welcher Kunde eine besondere Vereinbarung hat, welche Kombination von Aufträgen nicht funktioniert, welche Daten aus dem ERP man besser noch einmal prüft. Genau dieses Wissen fehlt, wenn die Person fehlt.
Handgriffe zwischen Systemen
Wo zwei Systeme nicht miteinander reden, überträgt ein Mensch die Daten. Er weiß, wann der Export läuft, welche Felder angepasst werden müssen und was zu tun ist, wenn etwas nicht passt. Solche Handgriffe sind oft nirgends beschrieben, weil sie als Übergangslösung gedacht waren.
Ein einfacher Test: Gehen Sie Ihre wichtigsten Abläufe durch und fragen Sie bei jedem, was passiert, wenn die zuständige Person drei Wochen nicht da ist. Lautet die Antwort „dann steht das“, besteht Handlungsbedarf.
Erster Schritt: das Risiko sichtbar machen
Bevor Sie Maßnahmen planen, lohnt eine nüchterne Bestandsaufnahme. Sie muss nicht aufwendig sein.
Für jeden wichtigen Ablauf sollten Sie diese Fragen beantworten können:
- Wie viele Personen können diesen Ablauf vollständig ausführen?
- Ist er so beschrieben, dass eine eingearbeitete Vertretung damit zurechtkommt?
- In welchen Dateien, Listen und Systemen liegen die Daten, und wer hat Zugriff?
- Welche Ausnahmen gibt es, und wo sind sie festgehalten?
- Was bedeutet es für das Unternehmen, wenn der Ablauf eine Woche stillsteht?
Das Ergebnis ist eine kurze Liste der Abläufe mit dem höchsten Risiko. Mit diesen fangen Sie an.
Absichern durch Dokumentation
Für viele Abläufe ist eine gute Dokumentation die schnellste Absicherung. Sie muss kein Handbuch sein. Wichtig ist, dass sie den echten Ablauf beschreibt, einschließlich der Ausnahmen, und dass sie an einem Ort liegt, den die Vertretung kennt.
Am besten entsteht sie an echten Vorgängen: Die zuständige Person geht einen konkreten Fall durch, eine zweite Person schreibt mit und führt den nächsten Fall selbst aus. So zeigt sich sofort, wo die Beschreibung Lücken hat. Zugangsdaten gehören in einen Passwort-Manager mit geregelten Berechtigungen, nicht in eine Datei auf dem Desktop.
Dokumentation hat aber eine Grenze. Sie veraltet, sobald sich der Ablauf ändert und niemand sie nachzieht. Und sie hilft wenig, wenn die eigentliche Logik in einer Excel-Liste steckt, die nur ihr Ersteller sicher bedienen kann.
Absichern durch Software
Hier setzt Software an. Sind die Regeln eines Ablaufs in einer Anwendung abgebildet, hängen sie nicht mehr an einer Person. Die Software weiß, welche Aufträge zusammenpassen, welche Grenzen gelten und welche Daten aus dem ERP kommen. Die Vertretung muss diese Regeln nicht auswendig kennen, um den Ablauf korrekt auszuführen.
Was Software im Vergleich zu einer Excel-Liste absichert:
- Regeln sind festgeschrieben und gelten für alle Benutzer gleich.
- Daten liegen an einem Ort, mit Rollen und Rechten statt in einer Datei, die per E-Mail verschickt wird.
- Schnittstellen zum ERP ersetzen das händische Übertragen.
- Automatische Tests prüfen bei jeder Änderung, ob die Regeln noch stimmen.
- Quellcode und Dokumentation beschreiben den Ablauf so, dass ihn auch später jemand nachvollziehen kann.
Ein Beispiel aus unserer Arbeit: Bei einem Fensterhersteller laufen Vertrieb, Aufmaß, Kapazitätsplanung, Service und Montage sowie die Weiterbildung in einer gemeinsamen Software. Sie ist seit 2022 im täglichen Einsatz und wird jede Nacht mit dem ERP von 11 Standorten abgeglichen. Rund 6.000 automatische Tests sichern ab, dass die Regeln auch nach Änderungen weiter gelten. So liegen die Regeln der Abläufe an einem Ort, den mehrere Menschen bedienen und weiterentwickeln können.
Auch der Softwarepartner ist eine Schlüsselperson
Wer Betriebswissen in Software überführt, sollte dieselbe Frage auch dem Softwarepartner stellen: Was passiert, wenn er ausfällt? Die Antwort muss im Vertrag und im Code liegen, nicht in einem Versprechen. Achten Sie darauf, dass der Quellcode Ihnen gehört, dass jede Etappe dokumentiert ist und dass Änderungen mit automatischen Tests abgesichert sind. Dann kann ein anderer erfahrener Entwickler weiterarbeiten.
Bei uns gehört der Quellcode dem Kunden. Die Software läuft wahlweise bei Ihnen im Haus oder in einem Rechenzentrum in Österreich.
Ein Ablauf ist erst dann abgesichert, wenn er auch an dem Tag funktioniert, an dem die Person fehlt, die ihn am besten kennt.
So gehen Sie vor
Eine sinnvolle Reihenfolge:
- Die drei Abläufe mit dem höchsten Risiko benennen.
- Für jeden eine Vertretung bestimmen und den Ablauf gemeinsam an echten Fällen dokumentieren.
- Zugangsdaten und Dateien an einen geregelten Ort bringen.
- Prüfen, welche Excel-Listen einen Geschäftsprozess abbilden und in Software gehören.
- Diese Abläufe in Etappen in eine Anwendung überführen, mit Tests und klarer Zuständigkeit.
Für den letzten Schritt beginnen wir mit einer bezahlten Analyse von ein bis zwei Wochen. Sie kostet 3.000 bis 6.000 Euro netto, wird bei Beauftragung voll angerechnet und liefert Anforderungen, einen ersten Prototyp und ein verbindliches Angebot. Ohne verwertbares Ergebnis bekommen Sie das Honorar zurück. Eine kleine Fachanwendung, die eine Excel-Liste ablöst, liegt meist zwischen 10.000 und 30.000 Euro netto. Umgesetzt wird zum Festpreis je Etappe.
Wenn in Ihrem Unternehmen ein wichtiger Ablauf an einer Person oder an einer Excel-Liste hängt, sprechen wir gern darüber. Das Erstgespräch dauert 30 Minuten und ist kostenlos. Danach wissen Sie, ob sich Software für diesen Ablauf lohnt und in welcher Größenordnung sie liegt.