Der Albtraum: Schlüsselperson fällt aus
Montagmorgen. Deine Büroleiterin, die seit acht Jahren die gesamte Auftragsabwicklung steuert, meldet sich krank. Nicht nur für einen Tag — der Arzt spricht von mehreren Wochen. In ihrem Kopf steckt das Wissen, wie die Angebotskalkulation funktioniert, welcher Lieferant welche Konditionen hat, wo die wichtigen Dateien liegen und welche Kunden besondere Vereinbarungen haben. Plötzlich steht dein Betrieb vor einem ernsthaften Problem.
Dieses Szenario ist keine Ausnahme. Es passiert täglich in österreichischen KMUs. In meiner Arbeit mit über 40 Kärntner Betrieben war genau diese Situation der Auslöser, sich endlich mit Digitalisierung zu beschäftigen. Der Schmerz des Ausfalls war größer als die Bequemlichkeit des Status quo.
Wissenssilos: Das unsichtbare Risiko
In den meisten KMUs sind Prozesse nicht dokumentiert, sondern existieren als implizites Wissen in den Köpfen einzelner Mitarbeiter. Das funktioniert, solange diese Personen da sind. Aber was, wenn nicht? Krankheit, Unfall, Kündigung oder Pensionierung — es gibt viele Gründe, warum ein Mitarbeiter plötzlich oder absehbar nicht mehr verfügbar ist.
Das Problem ist nicht nur der unmittelbare Ausfall. Es ist das Wissen, das mit der Person geht: Passwörter und Zugangsdaten, die nur sie kennt. Kundenbeziehungen und mündliche Absprachen. Abkürzungen und Workarounds, die den Alltag am Laufen halten. Erfahrungswerte bei Kalkulation und Einkauf. Die informellen Netzwerke und Kontakte.
Mach den Schlüsselpersonen-Test: Geh jeden Mitarbeiter durch und frag dich — was passiert, wenn diese Person morgen nicht mehr kommt? Wenn die Antwort "dann haben wir ein Problem" lautet, besteht Handlungsbedarf.
Risikobewertung: Wo sind deine Schwachstellen?
Bevor du Maßnahmen ergreifst, solltest du systematisch bewerten, wo die größten Risiken liegen. Geh jeden Geschäftsprozess durch und stell dir drei Fragen: Wie viele Personen können diesen Prozess ausführen? Ist der Prozess dokumentiert? Was passiert, wenn er für eine Woche stillsteht?
Typische Hochrisiko-Bereiche in KMUs:
- Buchhaltung und Lohnverrechnung: Oft liegt das gesamte Wissen bei einer Person, inklusive Fristen, Sonderfälle und Behördenkontakte.
- IT-Administration: Passwörter, Serverkonfigurationen und Lizenzschlüssel sind nur dem IT-Verantwortlichen bekannt.
- Kundenbetreuung: Langjährige Kundenbeziehungen und individuelle Vereinbarungen existieren nur im Kopf des Betreuers.
- Einkauf: Lieferantenkonditionen, Rabattstaffeln und Ansprechpartner sind nicht systematisch erfasst.
- Spezialwissen: Bedienung bestimmter Maschinen, Rezepturen oder technische Verfahren, die nur ein Mitarbeiter beherrscht.
Digitalisierung als Versicherung: Konkrete Maßnahmen
Die gute Nachricht: Du musst nicht gleich dein ganzes Unternehmen umkrempeln. Beginne bei den Prozessen mit dem höchsten Risiko und setze schrittweise digitale Sicherungsmaßnahmen um.
Prozesse dokumentieren und digitalisieren
Erstelle für jeden kritischen Prozess eine digitale Schritt-für-Schritt-Anleitung. Das muss kein aufwendiges Handbuch sein — ein kurzes Video, in dem der Mitarbeiter seinen Prozess erklärt, oder eine einfache Checkliste reichen oft aus. Wichtig ist, dass die Dokumentation zugänglich und aktuell ist. Tools wie Notion, Confluence oder selbst ein geteiltes Google Doc erfüllen diesen Zweck.
Zentrale Wissensdatenbank aufbauen
Sammle alle Passwörter in einem Passwort-Manager, alle Kundendaten im CRM, alle Verträge in einem Dokumentenmanagementsystem. Mach implizites Wissen explizit, indem du es an einem zentralen, digitalen Ort ablegst. Jeder berechtigte Mitarbeiter muss darauf zugreifen können.
Automatisierung als Absicherung
Prozesse, die automatisiert ablaufen, sind unabhängig von einzelnen Personen. Automatische Rechnungserstellung, automatische Terminbestätigungen, automatische Bestandsmeldungen — all das funktioniert auch, wenn der zuständige Mitarbeiter nicht da ist. Digitale Workflows sind die beste Versicherung gegen Personalausfälle.
Jeder Tag, an dem dein Betrieb nur deshalb funktioniert, weil eine bestimmte Person anwesend ist, ist ein Tag, an dem du ein unnötiges Risiko eingehst.
Deine Checkliste für die Absicherung
Sofort-Maßnahmen für mehr Betriebskontinuität:
- Identifiziere deine drei kritischsten Schlüsselpersonen und deren exklusives Wissen.
- Führe einen Passwort-Manager ein und übertrage alle Zugangsdaten.
- Dokumentiere die fünf wichtigsten Prozesse als Schritt-für-Schritt-Anleitungen.
- Richte Vertretungsregelungen ein und schule die Vertreter aktiv.
- Digitalisiere mindestens einen kritischen Prozess vollständig, sodass er auch ohne die Schlüsselperson funktioniert.
Vorsorge ist günstiger als Notfall
Die Kosten eines ungeplanten Ausfalls übersteigen die Investition in Vorsorge um ein Vielfaches. Ein Tag Betriebsstillstand kostet die meisten KMUs mehrere tausend Euro — ganz abgesehen von verärgerten Kunden und verlorenen Aufträgen. Ich helfe dir, deine Geschäftsprozesse so zu digitalisieren, dass dein Betrieb nicht von einzelnen Personen abhängt. Gemeinsam analysieren wir deine Risiken, dokumentieren deine Prozesse und implementieren digitale Lösungen, die dein Unternehmen widerstandsfähig machen. Denn die Frage ist nicht ob, sondern wann ein Schlüsselmitarbeiter ausfällt.