Geschäftsprozesse automatisieren: Welche zuerst?

Warum die Reihenfolge bei der Automatisierung entscheidend ist

Du willst automatisieren — aber wo fängst du an? Buchhaltung, Kundenkommunikation, Lagerverwaltung, Terminplanung — überall gibt es Potenzial. Ich sehe das bei fast jedem Kunden: Wer versucht, alles gleichzeitig zu automatisieren, scheitert fast immer. Deine Ressourcen sind begrenzt, das Team muss sich umgewöhnen, und nicht jede Automatisierung bringt den gleichen Mehrwert.

Die Lösung ist eine systematische Priorisierung. Mit der richtigen Methode identifizierst du die Prozesse, bei denen Automatisierung den grössten Return on Investment bringt — und beginnst genau dort.

Die Automatisierungs-Prioritätsmatrix

Bewerte jeden Prozess anhand von drei Dimensionen, jeweils auf einer Skala von 1 bis 5. Multipliziere die Werte miteinander, und du erhältst einen Priorisierungs-Score. Die Prozesse mit dem höchsten Score automatisierst du zuerst.

Die drei Dimensionen der Priorisierung:

• Häufigkeit (1-5): Wie oft wird der Prozess ausgeführt? Täglich = 5, wöchentlich = 4, monatlich = 3, quartalsweise = 2, jährlich = 1.
• Zeitaufwand pro Durchlauf (1-5): Wie lange dauert der Prozess manuell? Über 60 Minuten = 5, 30-60 Min = 4, 15-30 Min = 3, 5-15 Min = 2, unter 5 Min = 1.
• Fehleranfälligkeit (1-5): Wie häufig treten bei manueller Bearbeitung Fehler auf? Regelmäßig = 5, häufig = 4, gelegentlich = 3, selten = 2, fast nie = 1.

Top 10 Prozesse, die die meisten KMUs zuerst automatisieren sollten

Diese Prozesse bieten in den meisten Unternehmen den schnellsten ROI:

• 1. Rechnungserstellung und -versand: Aus Auftrags- oder Lieferdaten werden automatisch korrekte Rechnungen generiert und per E-Mail versandt.
• 2. Angebotserstellung: Standardisierte Angebote aus Vorlagen, befüllt mit Kundendaten und aktuellen Preisen.
• 3. E-Mail-Benachrichtigungen: Automatische Bestätigungen, Erinnerungen und Follow-ups bei Bestellungen, Terminen oder Anfragen.
• 4. Dateneingabe und -synchronisation: Daten aus Formularen, E-Mails oder Dokumenten werden automatisch in das richtige System übertragen.
• 5. Terminplanung und -bestätigung: Kalenderabgleich, automatische Buchungsbestätigungen, Erinnerungen vor dem Termin.
• 6. Belegerfassung: Eingehende Belege werden fotografiert, per KI erkannt und automatisch verbucht.
• 7. Kundenkommunikation: Willkommens-E-Mails, Geburtstagsnachrichten, Zufriedenheitsumfragen — alles automatisch und personalisiert.
• 8. Reporting und Dashboards: Tägliche oder wöchentliche Berichte werden automatisch aus verschiedenen Datenquellen zusammengestellt.
• 9. Lagerbestandswarnungen: Bei Unterschreitung von Mindestbeständen wird automatisch bestellt oder der Einkauf benachrichtigt.
• 10. Onboarding neuer Mitarbeiter: Checklisten, Zugänge, Willkommensmails und Schulungspläne werden automatisch erstellt und zugewiesen.

ROI berechnen: Lohnt sich die Automatisierung?

Die ROI-Berechnung für Automatisierung ist einfacher als gedacht. Ermittle den aktuellen Zeitaufwand pro Monat für den manuellen Prozess. Multipliziere mit den Personalkosten pro Stunde (inklusive Lohnnebenkosten — in Österreich etwa das 1,3-fache des Bruttolohns). Das ergibt die monatlichen Kosten des manuellen Prozesses. Stelle diese den Kosten der Automatisierungslösung gegenüber: einmalige Einrichtung plus laufende Kosten.

Ein konkretes Beispiel: Ein Prozess kostet manuell 20 Stunden pro Monat bei einem Stundensatz von 35 Euro (inklusive Nebenkosten). Das sind 700 Euro pro Monat oder 8.400 Euro pro Jahr. Die Automatisierung kostet 3.000 Euro einmalig plus 50 Euro pro Monat. Im ersten Jahr: 3.600 Euro Kosten versus 8.400 Euro Ersparnis — ein ROI von 133 Prozent. Ab dem zweiten Jahr sparst du jährlich 7.800 Euro.

Die Strategie: Quick Wins zuerst

Die erfolgreichsten Automatisierungsprojekte folgen einer klaren Strategie: Beginne mit Quick Wins. Das sind Prozesse, die sich in wenigen Tagen automatisieren lassen und sofort sichtbare Ergebnisse liefern. Warum? Weil Quick Wins Vertrauen in deinem Team schaffen. Wenn deine Mitarbeiter erleben, dass ihnen eine lästige Routineaufgabe abgenommen wird, wächst die Bereitschaft für grössere Veränderungen. Ausserdem sammelst du praktische Erfahrung, bevor du dich an komplexere Prozesse wagst.

Typische Quick Wins mit sofortigem Effekt:

• Automatische E-Mail-Weiterleitung und -Sortierung basierend auf Absender oder Betreff.
• Automatische Erstellung von Aufgaben aus eingehenden E-Mails in deinem Projektmanagement-Tool.
• Automatische Kalender-Synchronisation zwischen verschiedenen Systemen.
• Tägliche oder wöchentliche Zusammenfassungen wichtiger Kennzahlen per E-Mail oder Messenger.
• Automatische Willkommens-E-Mails an neue Kunden mit personalisierten Inhalten.

Häufige Fehler bei der Prozessautomatisierung

Diese Fallstricke solltest du vermeiden:

• Einen schlechten Prozess automatisieren: Wenn ein Prozess grundlegend fehlerhaft ist, macht Automatisierung ihn nur schneller fehlerhaft. Erst optimieren, dann automatisieren.
• Keine klaren Verantwortlichkeiten: Jede Automatisierung braucht einen Owner, der sie überwacht und bei Fehlern eingreift.
• Fehlende Dokumentation: Wenn niemand weiss, wie die Automatisierung funktioniert, wird sie zum Risiko statt zur Entlastung.
• Zu viel auf einmal: Beginne mit einem Prozess, perfektioniere ihn, und skaliere dann.
• Den menschlichen Faktor ignorieren: Binde die betroffenen Mitarbeiter von Anfang an ein. Automatisierung funktioniert nur mit Akzeptanz.

Automatisierung ist kein Technologieprojekt — es ist ein Veränderungsprojekt. Die Technik ist der einfache Teil. Die Menschen mitzunehmen, ist die eigentliche Aufgabe.

Dein Automatisierungsfahrplan mit Grafenau

Die Frage ist nicht ob, sondern welche Prozesse du zuerst automatisierst. Mit der Prioritätsmatrix und einer klaren Quick-Win-Strategie kannst du sofort starten. Ich begleite KMUs in Kärnten und österreichweit von der Prozessanalyse bis zur fertigen Automatisierung. Gemeinsam identifizieren wir deine grössten Hebel, setzen die Automatisierung technisch um und schulen dein Team im Umgang mit den neuen Workflows. Der erste Schritt ist immer ein Gespräch — kontaktiere mich und finde heraus, wo in deinem Unternehmen das grösste Automatisierungspotenzial liegt.