Geschäftsprozesse automatisieren: Welche zuerst?

Warum die Reihenfolge entscheidet

In jedem Unternehmen mit mehreren Abteilungen gibt es eine Liste von Abläufen, die jemand gern automatisiert hätte: die Übernahme von Aufträgen ins ERP, die Prüfung von Eingangsrechnungen, die Pflege von Stammdaten in mehreren Systemen, den Wochenbericht für die Geschäftsführung. Die Liste ist selten das Problem. Schwierig wird es, weil alles gleichzeitig dringend wirkt, während das Budget, die Zeit der Fachabteilungen und die Kapazität der IT begrenzt sind.

Wer mit dem lautesten Wunsch beginnt statt mit dem lohnendsten Ablauf, bekommt oft eine Lösung, die technisch funktioniert und im Alltag wenig ändert. Die Reihenfolge ist deshalb die erste inhaltliche Entscheidung eines Automatisierungsvorhabens. Im Folgenden beschreiben wir, nach welchen Kriterien wir sie treffen und was danach geklärt sein muss, damit eine Automatisierung auch im dritten Jahr noch zuverlässig läuft.

Drei Kriterien: Häufigkeit, Fehlerkosten, Medienbrüche

Für die Bewertung haben sich drei Fragen bewährt. Sie lassen sich gemeinsam mit den Fachabteilungen und der IT beantworten, ohne dass dafür ein umfangreiches Gutachten nötig ist. Wichtig ist, jeden Ablauf einzeln zu betrachten und nicht ganze Abteilungen.

Die drei Fragen für jeden Ablauf:

• Häufigkeit: Wie oft läuft der Ablauf, und wie viele Personen sind daran beteiligt? Ein Vorgang, der täglich in mehreren Abteilungen anfällt, wiegt schwerer als ein Abschluss, der einmal im Monat einen Nachmittag kostet.
• Fehlerkosten: Was passiert, wenn ein Wert falsch übertragen wird? Eine vertauschte Ziffer in der Lieferadresse, ein falscher Preis im Auftrag, eine doppelt erfasste Eingangsrechnung. Entscheidend ist weniger, wie oft Fehler passieren, als was jeder einzelne nach sich zieht: Nacharbeit, Reklamation, Gutschrift, im schlimmsten Fall einen verärgerten Kunden.
• Medienbrüche: Wo werden Daten von einem System ins andere abgetippt, aus einer E-Mail in eine Eingabemaske kopiert oder über eine Excel-Liste weitergereicht? Jeder Medienbruch ist eine Stelle, an der Zeit verloren geht und Fehler entstehen.

Typische Kandidaten für den Anfang

Welche Abläufe konkret vorne liegen, hängt vom Unternehmen ab. Gute Kandidaten haben aber eines gemeinsam: Die Daten liegen bereits strukturiert in einem System und werden in einem zweiten noch einmal erfasst.

Beispiele für solche Abläufe:

• Aufträge, die aus einem Webshop, einem Kundenportal oder einer E-Mail ins ERP übernommen werden.
• Stammdaten wie Artikel, Preise oder Kundenadressen, die in mehreren Systemen parallel gepflegt werden.
• Abgleiche zwischen Standorten oder Gesellschaften, die heute über exportierte Listen laufen.
• Berichte, die jede Woche aus mehreren Quellen von Hand zusammengestellt werden.
• Statusmeldungen an Kunden oder den Außendienst, die jemand aus einem System abliest und weitergibt.

In all diesen Fällen existiert die Information schon. Niemand muss etwas Neues entscheiden, es wird nur übertragen. Genau dort ist Automatisierung am verlässlichsten, weil die Regeln klar sind und sich das Ergebnis prüfen lässt. Abläufe, bei denen ein Mensch abwägen muss, etwa die Bewertung einer Reklamation, gehören dagegen nicht an den Anfang.

Schnittstelle statt Abtippen

Steht fest, welcher Ablauf zuerst kommt, folgt die Frage nach dem Wie. Die tragfähige Antwort ist in den meisten Fällen eine Schnittstelle. Statt dass ein Programm die Bildschirmmasken bedient wie ein Mensch, tauschen die Systeme ihre Daten direkt aus: über eine dokumentierte API, über einen Datenbankzugang mit klar begrenzten Rechten oder über einen geregelten Dateiaustausch.

Der Unterschied zeigt sich selten am ersten Tag, sondern beim ersten Update. Eine Schnittstelle überträgt Felder, keine Bildschirminhalte. Sie bleibt stabil, wenn sich die Oberfläche eines Systems ändert, und sie lässt sich mit automatischen Tests absichern, die bei jeder Änderung prüfen, ob die Übertragung noch stimmt.

Für einen Fensterhersteller betreuen wir eine Software, die seit 2022 im täglichen Einsatz ist. Dazu gehört ein nächtlicher ERP-Abgleich von 11 Standorten, und die Software ist durch rund 6.000 automatische Tests abgesichert. Ein solcher Abgleich trägt über Jahre nur, wenn vorher geklärt ist, welches System für welches Feld maßgeblich ist.

Protokoll und Fehlerfälle gehören dazu

Eine Automatisierung, die im Normalfall funktioniert, ist erst die halbe Arbeit. Die andere Hälfte ist die Frage, was passiert, wenn etwas nicht passt: Ein Pflichtfeld fehlt, ein Artikel ist im Zielsystem unbekannt, die Gegenseite antwortet nicht.

Vor dem Bau sollte für jeden automatisierten Ablauf feststehen:

• Protokoll: Jeder Durchlauf wird nachvollziehbar festgehalten, also was übertragen wurde, wann und mit welchem Ergebnis. Wer nachfragt, bekommt eine Antwort, ohne dass jemand im Code suchen muss.
• Fehlerfälle: Ein Datensatz, der nicht verarbeitet werden kann, wird nicht stillschweigend übersprungen, sondern sichtbar abgelegt, mit einem verständlichen Grund.
• Benachrichtigung: Es ist festgelegt, wer bei einem Fehler informiert wird und bis wann reagiert werden muss.
• Wiederholung: Ein korrigierter Datensatz lässt sich erneut verarbeiten, ohne dass doppelte Buchungen entstehen.

Diese Punkte klingen nach Detailarbeit, entscheiden aber über das Vertrauen der Fachabteilung. Rutscht ein Fehler einmal unbemerkt durch, wird danach wieder von Hand nachkontrolliert, und die Automatisierung spart nichts mehr.

Automatisiert wird zuerst, was häufig läuft, teuer schiefgeht und heute abgetippt wird.

Verantwortung im Betrieb

Jede Automatisierung braucht eine fachliche und eine technische Verantwortung. Die fachliche entscheidet, was im Fehlerfall richtig ist, etwa ob ein Auftrag mit unbekanntem Artikel angelegt, zurückgehalten oder abgelehnt wird. Die technische sorgt dafür, dass der Ablauf läuft, Updates eingespielt und Änderungen an den angebundenen Systemen nachgezogen werden.

Fehlt eine der beiden, hält die Automatisierung so lange, bis sich das erste angebundene System ändert. Deshalb gehört der Betrieb von Anfang an zum Vorhaben und nicht erst nach dem Start. Bei uns beginnen Betrieb und Wartung bei 300 Euro netto im Monat, mit Hosting, Updates, Überwachung und einem festen Ansprechpartner.

Wir entwickeln mit Claude Code, dem KI-Werkzeug von Anthropic. Die Verantwortung bleibt trotzdem beim Menschen: Keine Änderung geht ohne automatische Tests, Code-Review und Freigabe durch einen Menschen in Betrieb.

Lohnt es sich, und was kostet es?

Ob sich ein Ablauf rechnet, zeigt eine einfache Gegenüberstellung: die internen Stunden pro Monat mal den internen Stundensatz, dazu die Kosten der Fehler, die heute entstehen. Diesem Wert stehen Umsetzung und Betrieb gegenüber. Die Fehlerkosten fallen in dieser Rechnung leicht zu niedrig aus, weil Nacharbeit selten als eigener Posten erfasst wird.

Als Orientierung für die Umsetzung dienen unsere Bandbreiten, jeweils netto: Eine kleine Fachanwendung kostet 10.000 bis 30.000 Euro, ein System für mehrere Abteilungen 30.000 bis 90.000 Euro, unternehmensweite Lösungen beginnen bei 90.000 Euro. Den Preis bestimmen vor allem die Zahl der Abläufe, das Rechtekonzept und die Schnittstellen.

Davor steht eine bezahlte Analyse von ein bis zwei Wochen für 3.000 bis 6.000 Euro netto. Sie wird bei Beauftragung voll angerechnet; ohne verwertbares Ergebnis bekommen Sie das Honorar zurück. Danach wird je Etappe zu einem Festpreis gebaut. Die Analyse beantwortet genau die Fragen aus diesem Artikel: welche Abläufe zuerst, über welche Schnittstellen und mit welchen Fehlerfällen.

Der erste Schritt

Wenn Sie eine Liste von Abläufen haben, die Sie gern automatisieren würden, ist das ein guter Ausgangspunkt für ein Erstgespräch. In 30 Minuten klären wir kostenlos, welche davon nach den drei Kriterien vorne liegen und ob sich eine Analyse für Sie lohnt.