Das unsichtbare Risiko: Wissen, das nur in Köpfen existiert
Freitagabend, dein erfahrenster Mitarbeiter kündigt. Montagfrüh sitzt du vor dem Scherbenhaufen. Ich habe diese Situation bei Kunden schon mehrfach erlebt — und sie ist immer ein Schock. Denn in vielen KMUs steckt das wichtigste Wissen nicht in Ordnern oder Datenbanken, sondern in den Köpfen einzelner Leute. Der Produktionsleiter, der seit 20 Jahren weiss, welche Maschineneinstellung bei welchem Material funktioniert. Die Buchhalterin, die alle Sonderfälle kennt. Der Aussendienstmitarbeiter, der die Vorlieben jedes Kunden auswendig weiss. Dieses implizite Wissen ist der wahre Schatz deines Unternehmens — und gleichzeitig dein grösstes Risiko.
In Kärnten stehen viele Betriebe vor einer doppelten Herausforderung: Die Babyboomer-Generation geht in Pension, und gleichzeitig macht der Fachkräftemangel es schwer, erfahrene Nachfolger zu finden. Wer jetzt nicht handelt, verliert in den nächsten Jahren unwiederbringliches Betriebswissen.
Laut einer Studie der WKO gehen in Österreich bis 2030 rund 30 Prozent der erfahrenen Fachkräfte in Pension. In jedem dieser Köpfe stecken Jahrzehnte an Erfahrung, die ohne systematische Sicherung verloren gehen.
Schritt 1: Kritische Wissensträger identifizieren
Bevor du Wissen sichern kannst, musst du wissen, wo es sitzt. Erstelle eine systematische Wissenslandkarte. Liste alle Schlüsselpositionen auf und bewerte für jede Position: Wie kritisch ist das Wissen? Wie gut ist es dokumentiert? Wie abhängig bist du von dieser einen Person? Gibt es eine Vertretung, die mindestens 80 Prozent der Aufgaben übernehmen könnte?
Warnsignale für gefährdetes Betriebswissen:
- Ein Mitarbeiter ist die einzige Person, die einen bestimmten Prozess beherrscht.
- Wichtige Abläufe sind nirgends schriftlich dokumentiert.
- Bei Krankheit oder Urlaub entstehen sofort Engpässe.
- Neue Mitarbeiter brauchen Monate der Einarbeitung, weil es keine strukturierten Unterlagen gibt.
- Entscheidungen werden mit "Das haben wir immer so gemacht" begründet, ohne dass die Gründe dokumentiert sind.
Schritt 2: Die richtigen Dokumentationsmethoden wählen
Nicht jedes Wissen lässt sich gleich gut dokumentieren. Explizites Wissen — Fakten, Abläufe, Checklisten — kann direkt in Text und Tabellen festgehalten werden. Implizites Wissen — Erfahrungswerte, Fingerspitzengefühl, Entscheidungsheuristiken — erfordert andere Methoden. Hier hat sich eine Kombination bewährt.
Bewährte Methoden der Wissensdokumentation:
- Standard Operating Procedures (SOPs): Schritt-für-Schritt-Anleitungen für wiederkehrende Prozesse. Schreib sie so, dass ein neuer Mitarbeiter den Prozess am ersten Tag ausführen kann.
- Video-Dokumentation: Lass erfahrene Mitarbeiter ihre Arbeitsschritte per Bildschirmaufnahme oder Kamera-Video aufzeichnen. Besonders wertvoll bei handwerklichen Tätigkeiten oder komplexer Software-Bedienung.
- Entscheidungsbäume: Dokumentiere nicht nur das "Was", sondern auch das "Warum". In welcher Situation wird welche Entscheidung getroffen — und aus welchem Grund?
- Internes Wiki: Eine zentrale, durchsuchbare Wissensdatenbank, die jeder im Team pflegen und nutzen kann. Tools wie Notion, Confluence oder ein einfaches SharePoint reichen völlig aus.
- Pair-Working: Lass erfahrene und neue Mitarbeiter gemeinsam arbeiten. Der Wissenstransfer geschieht dabei natürlich und umfasst auch schwer fassbare Erfahrungswerte.
Schritt 3: Digitale Wissensplattform aufbauen
Eine zentrale digitale Plattform für Betriebswissen muss drei Anforderungen erfüllen: Sie muss einfach zu befüllen sein, damit dein Team tatsächlich dokumentiert. Sie muss durchsuchbar sein, damit Wissen schnell gefunden wird. Und sie muss gepflegt werden, damit die Inhalte aktuell bleiben.
In der Praxis bewährt sich ein stufenweiser Aufbau. Beginne mit den kritischsten Prozessen — jenen, die du in der Wissenslandkarte als hochriskant identifiziert hast. Dokumentiere diese zuerst vollständig. Dann erweitere schrittweise auf weitere Bereiche. Ein häufiger Fehler ist der Versuch, alles auf einmal zu dokumentieren. Das führt zu Frust und wird nie fertig.
Die beste Wissensdatenbank ist die, die tatsächlich genutzt wird. Fang einfach an, aber fang jetzt an.
KI-gestützte Wissenserfassung: Der neue Weg
Künstliche Intelligenz eröffnet neue Möglichkeiten der Wissenserfassung. Interviews mit erfahrenen Mitarbeitern können aufgezeichnet und automatisch transkribiert werden. KI-Tools extrahieren daraus strukturierte Anleitungen, FAQ-Listen und Entscheidungsbäume. Was früher Wochen dauerte, ist heute in Stunden möglich. Besonders spannend: KI-basierte Chatbots, die auf der internen Wissensdatenbank trainiert sind. Neue Mitarbeiter können Fragen stellen und erhalten sofort Antworten auf Basis des dokumentierten Betriebswissens — rund um die Uhr.
Die generationale Herausforderung meistern
In vielen Kärntner Betrieben stehen in den nächsten Jahren Pensionierungen an, die ganze Abteilungen betreffen. Das Zeitfenster für den Wissenstransfer ist begrenzt. Ein strukturiertes Vorgehen ist entscheidend. Plane pro ausscheidendem Mitarbeiter mindestens drei bis sechs Monate für den Wissenstransfer ein. Nutze diese Zeit nicht nur für die Einarbeitung des Nachfolgers, sondern auch für die systematische Dokumentation. Was heute aufgezeichnet wird, ist morgen für jeden in deinem Unternehmen verfügbar.
Praxis-Tipp: Reserviere für deine erfahrensten Mitarbeiter einen halben Tag pro Woche ausschliesslich für Wissensdokumentation. Stell sicher, dass diese Zeit nicht für Tagesgeschäft verwendet wird. Die Investition zahlt sich hundertfach aus.
Betriebswissen schützen — jetzt handeln
Know-how-Sicherung ist keine einmalige Aktion, sondern ein laufender Prozess. Fang mit den kritischsten Wissensträgern und den wichtigsten Prozessen an. Nutze digitale Tools, um Wissen zugänglich und durchsuchbar zu machen. Und unterschätze nicht die Kraft von Video — ein 10-minütiges Erklärvideo eines erfahrenen Mitarbeiters kann wertvoller sein als ein 30-seitiges Handbuch. Bei Grafenau helfe ich dir, ein digitales Wissenssystem aufzubauen — von der Prozessanalyse bis zur fertigen Plattform. Schütze dein wertvollstes Gut: das Wissen deines Teams.