N8N: Die Open-Source-Alternative für Workflow-Automatisierung
Stell dir vor, deine Geschäftsprozesse laufen einfach automatisch ab: Eingehende Anfragen werden sofort kategorisiert und an die richtige Abteilung weitergeleitet. Rechnungen werden automatisch erfasst und in die Buchhaltung übernommen. Neue Leads aus dem Kontaktformular landen direkt im CRM und lösen eine personalisierte E-Mail-Sequenz aus. Das alles ohne eine Zeile Code. Genau das ermöglicht N8N — eine Open-Source-Plattform für Workflow-Automatisierung, die ich für meine Kunden und in meinen eigenen Prozessen einsetze.
Was ist N8N und wie funktioniert es?
N8N (ausgesprochen "n-eight-n") ist eine Workflow-Automatisierungsplattform mit visuellem Editor. Du verbindest verschiedene Apps und Dienste per Drag-and-Drop zu automatisierten Workflows. Jeder Workflow besteht aus Knoten, die Aktionen ausführen: Daten abrufen, verarbeiten, transformieren und an andere Systeme weitergeben. N8N unterstützt über 400 Integrationen — von Google Workspace und Microsoft 365 über Buchhaltungssoftware bis hin zu Slack, Telegram und beliebigen REST-APIs.
Das Besondere an N8N: Es kann komplett auf dem eigenen Server betrieben werden. Deine Daten verlassen nie deine Infrastruktur. Für österreichische Unternehmen mit strengen Datenschutzanforderungen ist das ein entscheidender Vorteil gegenüber Cloud-only-Lösungen wie Zapier oder Make.
Warum N8N ideal für KMUs ist
Die wichtigsten Vorteile von N8N für den Mittelstand:
- Kosteneffizient: Die Community-Edition ist kostenlos. Keine Gebühren pro Workflow oder Ausführung, wie bei Zapier. Bei hunderten automatisierten Vorgängen pro Tag sparst du schnell tausende Euro pro Jahr.
- Self-hosted: Volle Kontrolle über deine Daten. DSGVO-Konformität ist gewährleistet, da keine Daten an Drittanbieter-Server übertragen werden.
- Flexibel: Neben No-Code-Bausteinen bietet N8N auch die Möglichkeit, eigenen JavaScript- oder Python-Code einzubetten. So lassen sich auch komplexe Logiken abbilden.
- Erweiterbar: Über die API-Integration können praktisch alle Systeme angebunden werden, auch branchenspezifische Software, die keine Standard-Integration hat.
- Visuell: Der grafische Editor macht Workflows für alle Mitarbeiter nachvollziehbar — nicht nur für Techniker.
Praxisbeispiele: Workflows, die sofort Wirkung zeigen
Automatisierte Rechnungsverarbeitung
Eine eingehende Rechnung per E-Mail wird automatisch erkannt, die relevanten Daten (Betrag, Lieferant, Fälligkeitsdatum) werden mittels KI extrahiert und in die Buchhaltungssoftware übernommen. Der zuständige Mitarbeiter erhält eine Benachrichtigung zur Freigabe. Was vorher 15 Minuten pro Rechnung dauerte, erledigt der Workflow in Sekunden.
Lead-Management und CRM-Synchronisation
Wenn jemand das Kontaktformular auf deiner Website ausfüllt, passiert automatisch Folgendes: Der Lead wird im CRM angelegt, eine personalisierte Bestätigungs-E-Mail wird versendet, der zuständige Vertriebsmitarbeiter wird per Slack benachrichtigt und ein Follow-up-Task wird für den nächsten Werktag erstellt. Kein Lead geht mehr verloren, und die Reaktionszeit sinkt von Stunden auf Minuten.
Mitarbeiter-Onboarding
Ein neuer Mitarbeiter wird im HR-System angelegt. N8N erstellt automatisch die E-Mail-Adresse, richtet Zugänge für relevante Tools ein, versendet Willkommens-E-Mails mit Onboarding-Unterlagen und erstellt Aufgaben für die einarbeitende Führungskraft. Ein Prozess, der normalerweise einen halben Tag dauert, läuft in Minuten ab.
Der beste Automatisierungs-Kandidat ist ein Prozess, den du schon zum dritten Mal manuell ausführst. Wenn du etwas regelmäßig tust, das klaren Regeln folgt, kann N8N es wahrscheinlich automatisieren.
N8N vs. Zapier vs. Make: Welches Tool passt zu dir?
Zapier ist der Marktführer und bietet den einfachsten Einstieg, wird aber bei intensiver Nutzung schnell teuer. Der Professional-Plan kostet ab 49 Dollar pro Monat für lediglich 2.000 Aufgaben. Make (ehemals Integromat) bietet ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis und einen leistungsstarken visuellen Editor, ist aber ebenfalls ein reiner Cloud-Dienst.
N8N hingegen kann kostenlos self-hosted betrieben werden. Bei einem typischen KMU mit mehreren tausend automatisierten Vorgängen pro Monat spart N8N gegenüber Zapier leicht 500 bis 2.000 Euro monatlich. Dazu kommt die volle Datenkontrolle und die Möglichkeit, N8N exakt an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Der einzige Nachteil: Die initiale Einrichtung erfordert technisches Know-how für das Server-Hosting.
Automatisierung bedeutet nicht, Menschen zu ersetzen. Es bedeutet, deinen Leuten die langweiligen Aufgaben abzunehmen, damit sie sich auf das konzentrieren können, was wirklich zählt: Kunden betreuen, Probleme lösen, kreativ sein.
So setze ich N8N für dich um
Als digitaler Partner für Kärntner und österreichische Unternehmen übernehme ich die komplette N8N-Implementierung: von der Prozessanalyse über die Workflow-Erstellung bis zum Hosting und der laufenden Betreuung. Ich identifiziere gemeinsam mit dir die Prozesse mit dem größten Automatisierungspotenzial, setze die Workflows um und schule deine Mitarbeiter im Umgang mit dem System. Dabei starten wir immer mit einem Quick-Win-Workflow, der sich innerhalb weniger Wochen amortisiert. Kontaktiere mich für eine kostenlose Erstberatung und finde heraus, wie viel Zeit und Geld Automatisierung in deinem Unternehmen einsparen kann.