RPA für den Mittelstand: Automatisierung ohne große Investitionen

Was ist RPA — in verständlichen Worten?

Stell dir vor, du hättest einen Mitarbeiter, der nie krank wird, keine Pause braucht und trotzdem jede stupide Dateneingabe fehlerfrei erledigt. Genau das ist ein RPA-Bot. Robotic Process Automation — kurz RPA — klingt nach Science Fiction, ist aber im Kern erstaunlich einfach. Ein RPA-Bot ist ein Softwareprogramm, das die Bedienung von Computerprogrammen nachahmt. Er klickt auf Buttons, füllt Felder aus, kopiert Daten zwischen Systemen und navigiert durch Menüs — genau wie ein Mensch, nur automatisch, schneller und fehlerfrei.

Der entscheidende Vorteil gegenüber klassischer Software-Entwicklung: RPA-Bots arbeiten mit deinen bestehenden Systemen. Du brauchst keine aufwendigen Schnittstellen oder Systemumstellungen. Der Bot nutzt die gleiche Benutzeroberfläche wie deine Mitarbeiter. In meiner Erfahrung macht genau das RPA besonders attraktiv für KMUs, die ihre bestehende Software-Landschaft nicht komplett umbauen wollen oder können.

Konkrete Einsatzgebiete: Wo RPA im Mittelstand glänzt

RPA eignet sich überall dort, wo Menschen regelbasierte, repetitive Aufgaben am Computer ausführen. Die besten Kandidaten für RPA-Automatisierung sind Prozesse, die nach klaren Regeln ablaufen, die gleichen Schritte immer wieder wiederholen und mit strukturierten Daten arbeiten.

Die häufigsten RPA-Anwendungsfälle in KMUs:

• Rechnungsverarbeitung: Eingehende Rechnungen werden automatisch erfasst, die Daten extrahiert (Rechnungsnummer, Betrag, IBAN) und ins Buchhaltungssystem übertragen. Ein Bot verarbeitet 100 Rechnungen in der Zeit, die ein Mensch für 5 braucht.
• Dateneingabe und -migration: Kundendaten aus Excel in das CRM übertragen, Produktinformationen zwischen Systemen synchronisieren, Adressänderungen in allen Systemen gleichzeitig aktualisieren.
• Report-Erstellung: Der Bot sammelt jeden Morgen Daten aus verschiedenen Quellen — Umsätze, Lagerbestände, offene Aufträge — und erstellt automatisch einen übersichtlichen Tagesbericht.
• E-Mail-Verarbeitung: Anfragen werden nach Typ klassifiziert, an die richtige Abteilung weitergeleitet und mit einer automatischen Eingangsbestätigung beantwortet.
• Bestellabwicklung: Bestellungen werden aus dem Online-Shop ins Warenwirtschaftssystem übertragen, Lieferscheine erstellt und Versandbenachrichtigungen verschickt.
• Personalwesen: Urlaubsanträge bearbeiten, Arbeitszeiterfassung prüfen, Onboarding-Checklisten abarbeiten.

Kosten-Nutzen-Analyse: Was kostet RPA für KMUs?

Die Kosten für RPA haben sich in den letzten Jahren dramatisch verändert. Was früher ein sechsstelliges Enterprise-Projekt war, ist heute für KMUs ab wenigen hundert Euro pro Monat verfügbar. Die Kosten setzen sich aus drei Komponenten zusammen: der Software-Lizenz, der Einrichtung der Bots und der laufenden Wartung.

Typische Kosten und Einsparungen im Überblick:

• Software-Lizenzen: Von kostenlos (UiPath Community Edition, Power Automate in Microsoft 365) bis ca. 500 Euro pro Monat für vollwertige Cloud-Lösungen.
• Einrichtung pro Bot: Je nach Komplexität zwischen 1.000 und 5.000 Euro. Einfache Bots (Dateneingabe, E-Mail-Weiterleitung) liegen am unteren Ende, komplexere Prozesse am oberen.
• Laufende Wartung: Etwa 10 bis 20 Prozent der Einrichtungskosten pro Jahr. Bots müssen angepasst werden, wenn sich die Benutzeroberfläche der Anwendungen ändert.
• Typische Einsparung: 2 bis 8 Stunden pro Tag und Bot. Bei einem Stundensatz von 30 Euro (inkl. Nebenkosten) spart ein einzelner Bot zwischen 1.200 und 4.800 Euro pro Monat.

Cloud-basiert oder lokal? Die richtige RPA-Variante wählen

Für dein Unternehmen stellt sich die Frage: Cloud oder On-Premise? Cloud-basierte RPA-Lösungen haben klare Vorteile für kleinere Betriebe. Sie erfordern keine eigene Server-Infrastruktur, sind schnell einsatzbereit und werden vom Anbieter gewartet. Die Bots laufen in der Cloud und greifen über das Internet auf deine Systeme zu. On-Premise-Lösungen bieten mehr Kontrolle über die Daten und eignen sich für Unternehmen mit strengen Datenschutzanforderungen oder Systemen, die nicht über das Internet erreichbar sind.

Die meisten KMUs in Kärnten und Österreich fahren mit einer hybriden Lösung am besten: Cloud-basierte Orchestrierung und Management, aber lokale Bot-Ausführung auf einem dedizierten Rechner im Büro. So behältst du die Kontrolle über sensible Daten, profitierst aber von der Flexibilität der Cloud.

Die wichtigsten RPA-Tools für den Mittelstand

Bewährte RPA-Plattformen im Vergleich:

• Microsoft Power Automate: Bereits in vielen Microsoft-365-Abonnements enthalten. Ideal für Unternehmen, die ohnehin mit Outlook, Excel und Teams arbeiten. Desktop- und Cloud-Flows möglich. Einstieg nahezu kostenlos.
• UiPath Community Edition: Kostenlos für kleine Unternehmen und Einzelanwender. Mächtige Desktop-Automatisierung mit visuellem Bot-Designer. Großes Ökosystem an vorgefertigten Komponenten.
• Automation Anywhere: Cloud-native Plattform mit starker KI-Integration. Besonders gut für Dokumentenverarbeitung (intelligent document processing). Kostenloser Community-Zugang verfügbar.
• n8n: Open-Source-Workflow-Automatisierung, die sich hervorragend mit RPA-Ansätzen kombinieren lässt. Kann selbst gehostet werden und bietet über 400 Integrationen. Besonders flexibel bei API-basierten Automatisierungen.
• Robocorp: Open-Source-RPA mit Python-Basis. Ideal für technisch versierte Teams, die maximale Flexibilität wollen. Kostenlose Ausführungsumgebung in der Cloud.

Wann RPA NICHT die richtige Lösung ist

So vielversprechend RPA ist — es ist nicht für jeden Prozess geeignet. Es gibt klare Fälle, in denen andere Ansätze besser funktionieren.

RPA ist nicht ideal wenn:

• Der Prozess häufig geändert wird: RPA-Bots sind fragil gegenüber Änderungen der Benutzeroberfläche. Wenn sich ein System alle paar Wochen ändert, wird die Bot-Wartung teuer.
• Menschliches Urteilsvermögen nötig ist: Prozesse, die komplexe Einschätzungen erfordern — etwa die Bewertung einer Reklamation — sind für reines RPA ungeeignet. Hier braucht es KI-Unterstützung oder menschliche Entscheidung.
• APIs verfügbar sind: Wenn zwei Systeme eine direkte Programmierschnittstelle (API) bieten, ist eine API-Integration stabiler und schneller als ein RPA-Bot, der die Benutzeroberfläche bedient.
• Das Volumen zu gering ist: Wenn ein Prozess nur wenige Male pro Monat vorkommt, übersteigen die Einrichtungskosten oft die Einsparungen.
• Der Prozess grundlegend neu gedacht werden sollte: Manchmal ist die richtige Antwort nicht Automatisierung, sondern eine komplette Neugestaltung des Prozesses.

RPA ist am stärksten, wenn du es als Brückentechnologie verstehst: Es automatisiert sofort, während du langfristig an besseren Lösungen arbeitest.

RPA im Mittelstand starten — mit Grafenau

RPA ist keine Raketenwissenschaft, aber der Einstieg braucht Orientierung. Welche Prozesse eignen sich? Welches Tool passt zu deinem Unternehmen? Wie sieht ein realistischer Zeitplan aus? Bei Grafenau analysiere ich deine Geschäftsprozesse, identifiziere die besten RPA-Kandidaten und setze die ersten Bots mit dir gemeinsam auf. Dabei achte ich darauf, dass dein Team die Bots selbstständig anpassen und erweitern kann — denn Automatisierung sollte nicht von externen Dienstleistern abhängig machen. Lass uns gemeinsam herausfinden, welche deiner Prozesse ein Software-Roboter besser und schneller erledigen kann als manuelle Arbeit.