KI im Mittelstand: Einsatzfelder, Kosten und erste Schritte

Was mit KI im Mittelstand gemeint ist

Wer nach „KI für KMU“ sucht, findet viele Ratschläge für sehr kleine Betriebe: einen Chatbot auf der Website, Texte für Social Media. Dieser Ratgeber richtet sich an den Mittelstand, also an Unternehmen mit 50 bis 500 Mitarbeitern in Österreich und Deutschland. Dort stellen sich andere Fragen. Es geht um Abläufe über mehrere Abteilungen, um ein ERP, um Berechtigungen und um Daten, die über Jahre gewachsen sind.

Vorweg eine Unterscheidung, die viele Gespräche abkürzt. Es gibt zwei Arten, KI zu nutzen. Die erste ist ein Werkzeug für einzelne Mitarbeiter: ein Assistent, der Texte entwirft, zusammenfasst oder übersetzt. Die zweite ist KI als Teil eines Ablaufs: Sie liest eingehende Dokumente, schlägt eine Zuordnung vor oder beantwortet Fragen auf Basis Ihrer eigenen Daten. Das erste ist eine Lizenzfrage. Das zweite ist ein Softwareprojekt.

Wo KI im Mittelstand hilft

KI ist stark bei unstrukturierten Inhalten: Text, E-Mails, PDFs, Gesprächsnotizen. Wo heute ein Mensch liest, einordnet und abtippt, kann sie viel Vorarbeit leisten.

Typische Einsatzfelder:

• Eingehende Dokumente erfassen: Bestellungen, Lieferscheine oder Anfragen per E-Mail lesen, die relevanten Felder herausziehen und einen Vorschlag zur Weiterverarbeitung machen.
• Wissen auffindbar machen: Fragen zu Handbüchern, Verträgen oder internen Richtlinien beantworten, mit Verweis auf die Stelle im Originaldokument.
• Texte vorbereiten: Angebotstexte, Zusammenfassungen von Servicefällen oder Protokolle als Entwurf, den ein Mensch prüft und freigibt.
• Daten bereinigen: Dubletten in Stammdaten finden, uneinheitliche Schreibweisen vereinheitlichen, fehlende Angaben markieren.
• Softwareentwicklung: KI-Werkzeuge schreiben Code und Tests unter Aufsicht und verkürzen so die Laufzeit von Softwareprojekten.

Allen Punkten ist eines gemeinsam: Die KI macht einen Vorschlag, ein Mensch oder eine feste Regel entscheidet. Diese Arbeitsteilung ist kein Zugeständnis an die Vorsicht. Sie ist der Grund, warum solche Lösungen im Alltag tragen.

Wo KI nicht hilft

Ebenso wichtig ist die Gegenrichtung. KI ist keine gute Wahl, wenn ein Ergebnis immer exakt gleich ausfallen muss. Eine Preisberechnung, eine Lohnabrechnung oder die Prüfung, ob ein Auftrag die Kapazität einer Abteilung übersteigt, sind Regeln. Regeln gehören in klassische Software, die bei gleicher Eingabe immer dasselbe liefert und sich testen lässt.

KI hilft auch nicht, wenn der Ablauf selbst ungeklärt ist. Bearbeiten drei Abteilungen denselben Vorgang auf drei Arten, beschleunigt KI das Durcheinander, statt es aufzulösen. Und sie ersetzt keine Entscheidung darüber, wer wofür verantwortlich ist.

Voraussetzungen: Prozesse, Stammdaten, Berechtigungen

Ob ein KI-Vorhaben im Mittelstand gelingt, entscheidet sich selten am Modell. Es entscheidet sich an drei Voraussetzungen, die mit KI zunächst wenig zu tun haben.

Geklärte Prozesse

Bevor KI einen Schritt übernimmt, muss feststehen, wie dieser Schritt heute abläuft, wer ihn verantwortet und was mit Ausnahmen passiert. Das klingt selbstverständlich. In der Praxis steckt genau dieses Wissen oft in Excel-Listen und in den Köpfen einzelner Mitarbeiter.

Saubere Stammdaten

Eine KI, die Bestellungen einem Artikel zuordnen soll, braucht einen Artikelstamm, auf den Verlass ist. Doppelte Kunden, veraltete Artikelnummern oder Freitextfelder mit eigener Logik führen zu falschen Vorschlägen, die sehr überzeugend klingen. Die Pflege der Stammdaten ist deshalb oft der erste und unauffälligste Teil eines KI-Projekts.

Geregelte Berechtigungen

Sobald eine KI auf Firmendaten antwortet, stellt sich die Frage, wer was sehen darf. Ein Assistent, der Fragen zu allen Dokumenten beantwortet, gibt im Zweifel auch Gehaltsdaten oder Vertragskonditionen preis. Die Berechtigungen müssen also vor der KI geregelt sein, nicht danach. Dazu gehört die Frage, wo die Daten verarbeitet werden: in der Cloud eines Anbieters, im eigenen Haus oder in einem Rechenzentrum in Österreich.

Was KI-Projekte realistisch kosten

Bei den Kosten hilft die Unterscheidung vom Anfang. Ein KI-Assistent für einzelne Mitarbeiter ist eine laufende Lizenz pro Person. Die Kosten sind gut planbar. Der Nutzen hängt davon ab, ob die Mitarbeiter ihn sinnvoll einsetzen und ob Regeln für den Umgang mit vertraulichen Daten bestehen.

Sobald KI Teil eines Ablaufs wird, ist es ein Softwareprojekt. Dann gelten die Größenordnungen individueller Software. Als Orientierung aus unseren Projekten, alle Beträge netto: Eine kleine Fachanwendung für einen Ablauf in einer Abteilung liegt meist zwischen 10.000 und 30.000 Euro. Ein System für mehrere Abteilungen mit Rollen, Rechten und Schnittstellen liegt zwischen 30.000 und 90.000 Euro. Unternehmensweite Systeme beginnen bei rund 90.000 Euro. Für Betrieb und Wartung kommen ab 300 Euro im Monat dazu.

Der Anteil, der auf die KI selbst entfällt, ist dabei oft kleiner als erwartet. Den größeren Teil machen die Anbindung an ERP und bestehende Systeme, das Rechtekonzept, die Datenübernahme und die Tests aus. Fehlen diese Punkte in einem Angebot für ein KI-Projekt, lohnt es sich nachzufragen.

Erste Schritte

So gehen Sie den Einstieg geordnet an:

• Einen Ablauf auswählen: nicht „KI im Unternehmen“, sondern ein konkreter Vorgang mit spürbarem Aufwand, zum Beispiel die Erfassung eingehender Bestellungen.
• Den Ist-Zustand aufnehmen: Wer macht was, mit welchen Daten, wie oft, und was passiert mit Ausnahmen?
• Die Voraussetzungen prüfen: Sind die Stammdaten verlässlich? Sind die Berechtigungen geregelt? Wo dürfen die Daten verarbeitet werden?
• Klein umsetzen und prüfen: eine erste Etappe mit klarem Umfang bauen, im echten Alltag testen und erst dann erweitern.
• Verantwortung festlegen: Für jeden Schritt muss klar sein, ob die KI vorschlägt und ein Mensch entscheidet oder ob eine feste Regel greift.

Bei uns beginnt ein solches Vorhaben mit einer bezahlten Analyse von ein bis zwei Wochen. Sie kostet 3.000 bis 6.000 Euro netto und liefert Anforderungen an echten Beispielen, einen ersten Prototyp und ein verbindliches Angebot. Das Honorar wird bei Beauftragung voll angerechnet. Ohne verwertbares Ergebnis bekommen Sie es zurück. Danach folgt die Umsetzung zum Festpreis je Etappe.

KI ist im Mittelstand selten ein Technologieproblem. Meist ist sie eine Frage von Prozessen, Daten und Verantwortung.

Fazit

KI kann im Mittelstand viel Vorarbeit abnehmen, vor allem bei Dokumenten, Texten und schwer auffindbarem Wissen. Sie ersetzt keine geklärten Abläufe, keine sauberen Stammdaten und kein Rechtekonzept. Wer diese Voraussetzungen zuerst schafft, hat eine Grundlage, auf der KI-Funktionen verlässlich arbeiten.

Wenn Sie prüfen möchten, ob sich KI für einen bestimmten Ablauf in Ihrem Unternehmen lohnt, sprechen wir gern darüber. Das Erstgespräch dauert 30 Minuten und ist kostenlos. Danach wissen Sie, ob ein Projekt sinnvoll ist und in welcher Größenordnung es liegt.